23/05/2026
HỒ SƠ CẦN CHUẨN BỊ KHI BỊ YÊU CẦU GIẢI TRÌNH DOANH THU
(Áp dụng cho Hộ kinh doanh/Cá nhân kinh doanh và Doanh nghiệp)
1. Hồ sơ pháp lý cơ bản
Giấy chứng nhận đăng ký HKD hoặc đăng ký doanh nghiệp
CCCD/CMND của chủ hộ hoặc người đại diện pháp luật
Giấy đăng ký thuế/MST
Hợp đồng thuê mặt bằng (nếu có)
Giấy phép con liên quan ngành nghề kinh doanh (nếu thuộc ngành có điều kiện)
2. Hồ sơ chứng minh doanh thu
Đối với bán hàng trực tiếp
Sổ ghi chép bán hàng hằng ngày
Hóa đơn bán hàng đã xuất
Phiếu thu, phiếu giao hàng
Hợp đồng mua bán
Biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng
Đối với bán hàng online/TMĐT
Sao kê tài khoản ngân hàng
Sao kê ví điện tử
Báo cáo doanh thu từ sàn TMĐT
Lịch sử đơn hàng
Tin nhắn/chốt đơn
Báo cáo livestream bán hàng (nếu có)
3. Hồ sơ chứng minh chi phí đầu vào
Hóa đơn mua hàng
Hợp đồng nhập hàng
Phiếu nhập kho
Chứng từ thanh toán
Sao kê chuyển khoản cho nhà cung cấp
⚠️ Nếu không chứng minh được nguồn hàng, cơ quan thuế có thể:
Ấn định doanh thu
Ấn định thuế
Truy thu thuế và xử phạt
4. Hồ sơ liên quan đến dòng tiền
Sao kê ngân hàng cá nhân và doanh nghiệp
Danh sách tài khoản nhận tiền bán hàng
Giải trình các khoản chuyển khoản lớn bất thường
Chứng từ vay mượn, cho tặng (nếu có)
⚠️ Cơ quan thuế thường đối chiếu:
Doanh thu kê khai
Dòng tiền nhận thực tế
Doanh thu trên sàn TMĐT
Dữ liệu hóa đơn điện tử
5. Hồ sơ lao động – vận hành
Hợp đồng lao động
Bảng lương
Hồ sơ BHXH (nếu có)
Chi phí vận chuyển, quảng cáo, marketing
Hợp đồng cộng tác viên/KOL/KOC
6. Hồ sơ kế toán – thuế cần chuẩn bị
Đối với HKD/CNKD
Sổ S1-HKD, S2-HKD (nếu thuộc diện phải ghi sổ)
Tờ khai thuế đã nộp
Biên lai nộp thuế
Hồ sơ đăng ký phương pháp kê khai
Đối với doanh nghiệp
Báo cáo tài chính
Sổ kế toán
Tờ khai VAT, TNCN, TNDN
Bảng cân đối phát sinh
Hồ sơ hóa đơn điện tử
LƯU Ý QUAN TRỌNG
✅ Hồ sơ nên sắp xếp:
Theo từng tháng/quý
Đồng bộ giữa doanh thu – hóa đơn – ngân hàng
✅ Không nên:
Xóa lịch sử giao dịch
Mượn tài khoản người khác nhận tiền
Kê khai doanh thu thấp hơn thực tế
✅ Khi làm việc với cơ quan thuế:
Giải trình trung thực
Cung cấp hồ sơ có căn cứ
Giữ bản sao toàn bộ tài liệu đã nộp
⚠️ Nếu giải trình không hợp lý, cơ quan thuế có thể:
Ấn định thuế
Truy thu nhiều năm
Tính tiền chậm nộp
Xử phạt vi phạm hành chính về thuế